Vores ambition med den første mail
At vise vores nye medarbejder, at vi er klar til at tage imod og hjælpe vedkommende godt i gang hos os.
Din opgave
Ca. 4 uger først opstart skal du sende din nye medarbejder en mail, der kort byder dem velkommen til Nykøbing F. Sygehus og fortæller om, hvad der skal ske under opstarten. Mailen skal også indeholde en vagtplan.
Ca. 1-2 uger før jobstart sender du mail nummer 2. Her introducerer du kort den valgte mentor og vedhæfter introduktionsprogrammet, I har udarbejdet sammen for den nye medarbejder.
På siden her finder du skabeloner, som du kan bruge til dine mails. Vi anbefaler, at du som udgangspunkt kopierer teksterne fra skabelonerne ind i din mail og herefter tilpasser og personaliserer dem, som du synes. Skabelonerne hjælper dig med at sikre, at du får givet de vigtige basisinformationer, vedkommende har brug for lige nu og her, samtidig med at du nemt kan tilføje dit eget præg og indhold.
Tips:
- Sæt dig i din nye medarbejders sted: Hvad ville du selv gerne vide i denne situation?
- Fokuser på brugervenligheden: Skriv det, der er relevant lige nu. Vent med resten.
- Hold det kort og simpelt
- Husk at inkludere en vagtplan i første mail (hvis det er relevant for din nye medarbejder)
- Husk at inkludere introduktionsprogrammet og lidt info om den valgte mentor i 2. mail
Hvorfor skal vi starte dialogen med det samme?
Det er vigtigt, at du allerede umiddelbart efter ansættelsesforløbet begynder at kommunikere med din nye medarbejder. For det første er det praktisk og hjælper med at undgå usikkerhed, misforståelser og tvivlsspørgsmål. For det andet giver det jer mulighed for at få detaljer og aftaler på plads i forbindelse med opstarten.
Sidst, men ikke mindst, er det en rigtig god måde for dig som leder at vise din nye medarbejder, at vi:
- glæder os til vedkommende starter hos os (interesse)
- er imødekommende og gerne vil vedkommende (tryghed)
- er godt forberedte og klar til at hjælpe vedkommende i gang (professionalisme)
- gerne vil mere end bare have ekstra hænder til hverdagen (udvikling)
Alt sammen noget, der er med til at sikre, at din nye medarbejder oplever at være ventet og velkommen hos os.
Ansvar
Som leder er det dig, der skal tage de første skridt og sørge for at løbe dialogen i gang. Hermed viser du fra starten din nye medarbejder, at det er vores kultur at række ud med imødekommende, aktiv interesse.
Det vil også være med til at sikre god kommunikation og dermed gøre hverdagen nemmere på den lange bane.
Hvornår skal det gøres?
For at imødekomme evt. overenskomstkrav skal du sende mailen til din nye medarbejder senest 4 uger før vedkommende tiltræder.
I tilfælde af at en vagtplan ikke er relevant, kan mailen sendes 2-3 uger før tiltrædelse.
God kommunikation fra starten giver dig flere fordele
Først og fremmest får du signaleret professionalisme, lederskab og overskud. At du og din afdeling/afsnit har styr på ansættelsesprocessen og opstarten af din nye medarbejder.
Samtidig styrker det forventningsafstemningen – både du og din nye medarbejder har en tydelig, fælles køreplan for, hvad der skal ske i den kommende tid, og hvordan I sammen sikrer, at vedkommende hurtigt bliver tryg ved vores arbejdsgange og får mulighed for at spille ind med sine kompetencer.
Fokus- og opmærksomhedspunkter
Vær opmærksom på, at du skal bruge den nye medarbejders private mailadresse, da der endnu ikke er oprettet en Region Sjælland-mail.
‘Velkommen til’-guiden er beregnet til nye medarbejdere, der ikke kender til NFS i forvejen. Udover Riccos videopræsentation af sygehuset giver den også gode tips til, hvordan nye medarbejdere selv tager ansvar for at komme godt i gang hos os.
Guiden ‘Dig og din mentor’ er målrettet til alle nyansættelser – også til medarbejdere, der kommer fra andre stillinger internt hos os. Guiden giver en hurtig gennemgang af, hvordan vi i fællesskab får mest muligt ud af mentorordningen, hvem der har ansvar for hvad, og hvad vi forventer af vores nye medarbejdere i forhold til at sikre et optimalt onboardingforløb. Nye medarbejdere vil selv have mulighed for at hente guiden i deres sektion her på onboardingportalen – men det er ikke sikkert, at de får det gjort. Ved at sende guiden til dem kan du skubbe lidt på og være med til at sikre, at de får den læst – og måske endda, at de er godt forberedt til første møde med deres nye mentor.
I din 2. mail kan du også inkludere linket til Region Sjællands quickguide til informationssikkerhed, så din nye medarbejder har mulighed for at sætte sig lidt ind i reglerne, før vedkommende starter.